Organisatorisches

(Mainz, 11. März 2004) Ein weiterer Schritt zur Reorganisation und Effektivierung universitärer Strukturen: Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz hat als erste Hochschule in Rheinland-Pfalz im Rahmen ihres Reformprozesses eine integrierte Standard-Verwaltungssoftware (IVS) eingeführt. Seit dem Jahreswechsel 2003/2004 ist die neue integrierte Verwaltungssoftware (IVS) der Firmen MACH und PLANON produktiv im Einsatz. Kaufmännisches Rechnungswesen, kamerale Haushaltsführung, Drittmittelverwaltung, Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft und Kosten- und Leistungsrechnung (MACH) und zusätzlich ein Facility Management mit Instandhaltungs- und Auftragsverwaltung und Gebäude- und Flächenmanagement (PLANON) sind integriert zentral im Einsatz. Zusätzlich werden in einem naturwissenschaftlichen Pilotfachbereich produktiv die dezentralen Elemente der IVS eingesetzt und erprobt. "Diese betriebswirtschaftlichen Instrumente erlauben uns eine effizientere Steuerung unserer Ressourcen", erklärt der Präsident der Johannes Gutenberg-Universität Mainz, Univ.-Prof. Dr. med. Jörg Michaelis.

Die Einführung der neuen Software und der Produktivstart verliefen termingerecht ohne größere Probleme. Auch die komplexe Schnittstelle zum Kassenverfahren entspricht den gestellten Anforderungen. Zusätzliche, über die ursprüngliche Leistungsbeschreibung hinausgehende Anforderungen werden sukzessive im laufenden Betrieb in das Softwaresystem integriert, damit die Arbeit mit dem System noch komfortabler und anwenderfreundlicher erfolgen kann. Die Ausweitung des dezentralen Einsatzes der IVS über den Pilotfachbereich hinaus wird kontinuierlich betrieben, aber einige Zeit in Anspruch nehmen.

Die in den ersten Monaten auftretende stärkere Arbeitsbelastung der beteiligten Mitarbeiter/innen wird nach der üblichen Einarbeitungs- und Gewöhnungsphase beendet sein. Die Mitarbeiter/innen müssen sich derzeit nicht nur an ein neues Softwaresystem gewöhnen, zusätzlich fordert die Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens die Integration neuen Wissens in die tägliche Arbeit. "Zum Jahresende 2004 wird die integrierte Verwaltungssoftware mit umfassenden Funktionalitäten und Informationsmöglichkeiten die zentralen und dezentralen Verwaltungs- und Steuerungsaufgaben unterstützen", so der Kanzler, Götz Scholz, "insgesamt wird die Hochschule mit dieser ganzheitlichen Softwarelösung die eigene Leistungsfähigkeit erhöhen, um sich im zunehmenden interuniversitären Wettbewerb behaupten zu können."

So zeigt der Einsatz des modernen Facility Managements in Verbindung mit organisatorischen Änderungen bereits erste positive Wirkungen. Den Nutzern steht ein sog. Call-Center zur Beauftragung von Instandhaltungs- und Arbeitsaufträgen zur Verfügung und der aktuelle Bearbeitungsstatus eines Auftrags ist jederzeit abrufbar. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass die Nutzer dieses Angebot umfassend in Anspruch nehmen. Ebenso zeigen sich erste positive Ergebnisse im Bereich der Beschaffung. Die besseren Informationen aus dem System und Verhandlungsgeschick haben der Universität bereits bei einigen Firmen bessere Beschaffungskonditionen beschert. Im nächsten Schritt können alle dezentral Verantwortlichen über das System ihr aktuelles Budget einsehen. Bisher vorhandene Nebenbuchhaltungen in den dezentralen Einrichtungen sind dann überflüssig.
"Diese Beispiele zeigen, dass sich die Johannes Gutenberg-Universität gemeinsam mit ihren Partnern MACH und PLANON auf dem richtigen Weg befindet," so der Kanzler.

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Petra Giegerich, Öffentlichkeitsarbeit,
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