Viel KI, nichts dahinter? Langzeitstudie „Arbeitswelten im Wandel“ zeigt: Darum werden deutsche Büros nicht effizienter

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AKAD University & Büro Kaizen: Studie "Arbeitswelten im Wandel 2026" | Quelle: AKAD University - KI generiert | Copyright: AKAD University - KI generiert | Download

Tatsächlich bringt der Einsatz von Copilot und ChatGPT zwar einzelnen Mitarbeitenden in alltäglichen Aufgaben etwas Erleichterung – im Team ist davon aber noch nichts zu spüren. Weiterhin halten die Menschen in deutschen Büros ein Drittel ihrer Arbeitszeit für verschwendet, allein durch sinnlose Meetings und quälende schriftliche Kommunikation.

Aktuelle Zahlen verdeutlichen, dass 94% der Büroarbeitenden für ihren Job KI-Anwendungen nutzen. Dabei legen 93% ihre Daten in der Cloud ab oder bereiten dies gerade vor, 83% nutzen auch die persönliche Ablage in digitaler Form. „Das Thema Digitalisierung ist durch“, sagt Patrick Kurz, Geschäftsführer der Büro-Kaizen® GmbH. Das Problem sei nicht eine Unwilligkeit der Arbeitskräfte, sich auf Computer und KI einzulassen, es seien vielmehr fehlende digitale Strukturen, die einen Effizienzgewinn verhindern. So haben die Suchzeiten in der digitalen Ablage seit der ersten Befragung 2013 um 78% zugenommen. Verständlicherweise wünschten sich vier von fünf Mitarbeitenden Unterstützung, um die Digitalisierung besser meistern und Software intelligenter nutzen zu können.

Die aktuelle Untersuchung liefert differenzierte Einblicke in die Transformation moderner Arbeitsstrukturen und verdeutlicht, wie eng technologische Entwicklungen mit neuen Arbeitsmodellen und steigenden Belastungsanforderungen verwoben sind. Damit unterstreicht die Hochschule einmal mehr ihre Fähigkeit, zentrale gesellschaftliche und ökonomische Zukunftsfragen evidenzbasiert zu analysieren und aktiv mitzugestalten.

Arbeitsalltag im Leerlauf: Regeln? Fehlanzeige

Die Ergebnisse zeichnen das Bild einer Arbeitswelt, die zunehmend von Ambivalenzen geprägt ist. Flexible Arbeitszeitmodelle und hybride Arbeitsformen eröffnen neue Spielräume für individuelle Gestaltung und haben sich als fester Bestandteil moderner Arbeitsorganisation etabliert. Gleichzeitig geht diese Entwicklung häufig mit einer Ausweitung der tatsächlichen Arbeitszeit einher, sodass die gewonnene Flexibilität nicht zwangsläufig zu einer Entlastung führt, sondern bestehende Belastungsstrukturen teilweise verstärkt.

Für Patrick Kurz gibt es hier klare Systemfehler. „Wir haben herausgefunden, dass immer noch drei von vier Unternehmen keine funktionierenden Regeln für schriftliche Kommunikation haben“. Ein erschreckender Befund sei zudem, dass 40% der Beschlüsse von Besprechungen nicht umgesetzt werden.

Digitale Transformation als unvollendeter Prozess

Die digitale Transformation hat sich in den vergangenen Jahren zwar weitgehend etabliert und bildet die infrastrukturelle Grundlage moderner Arbeit. Zwar sind Cloudlösungen und digitale Dokumentenablagen in den meisten Unternehmen Standard, dennoch zeigt die Studie deutlich, dass technologische Verfügbarkeit nicht automatisch zu Effizienz führt. Vielmehr offenbart sich ein strukturelles Defizit in der strategischen Nutzung digitaler Möglichkeiten aufgrund eines hohen Bedarfs an Qualifizierung und klaren Leitlinien, die einen sinnvollen Einsatz digitaler Werkzeuge und KI-Anwendungen ermöglichen.

Hohe KI-Nutzung bei ausbleibenden Effizienzgewinnen: Wenn der Chatbot das Gehalt des Chefs ausspuckt

Ein zentrales Ergebnis der Studie liegt in der Diskrepanz zwischen technologischer Durchdringung und tatsächlicher Produktivitätsentwicklung. Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen und wird von der überwältigenden Mehrheit der Beschäftigten genutzt.
Dementsprechend könne Künstliche Intelligenz dabei nicht nur nützlich sein, sondern auch erhebliche Risiken mit sich bringen, hebt Kurz hervor. „Wenn die Firmendaten nicht klar strukturiert sind und alle auf alles Zugriff haben, dann können Auszubildende das Gehalt des Chefs abfragen.“, warnt er.
Ein weiteres Problem besteht darin, dass Mitarbeitende sich von einer KI umfangreiche Lösungsvorschläge und andere Texte erstellen lassen und diese anschließend an Teammitglieder verschicken. Diese müssen sich dann zeitaufwendig mit den Inhalten befassen. Die Kommunikation habe aus Sicht der Befragten an Prägnanz verloren und zu mehr Ineffizienz geführt, betont Kurz.

Wie KI zum Produktivitätsbooster in Unternehmen wird

Wer mit KI produktiver werden will, muss demnach vorher seine Hausaufgaben machen: Klare Ablagestrukturen mit qualitativ hochwertigen Daten, effiziente Besprechungen und die systematische Sicherstellung der Umsetzung. Erst dann könne die Intelligenz aus dem Rechner zum Booster für ein Team werden. Andernfalls nutze man das Potenzial von KI so schlecht wie der Besitzer eines Sportwagens, der immer nur im ersten Gang fahre. Für die meisten Mitarbeitenden seien etwa KI-Agenten oder KI-Workflows immer noch unbekannte Anwendungen, obwohl bei richtiger Vorbereitung die größten Effizienzgewinne möglich seien, unterstreicht Kurz.

Wissenschaftliche Relevanz und gesellschaftliche Wirkung

Mit der Studie „Arbeitswelten im Wandel 2026“ liefert die AKAD University nicht nur eine präzise Bestandsaufnahme, sondern formuliert zugleich zentrale Ansatzpunkte für die zukünftige Gestaltung von Arbeit. Erforderlich sind insbesondere klare Regeln für Kommunikation, verbindliche Standards für Datenorganisation sowie gezielte Maßnahmen zur Reduktion von Komplexität und Unterbrechungen. Darüber hinaus gewinnt die Qualifizierung von Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen Technologien und KI zunehmend an Bedeutung, denn erst durch diese Voraussetzungen kann das vorhandene Potenzial in nachhaltige Produktivitätsgewinne überführt werden.

Über die AKAD University

Die AKAD University of Applied Sciences ist ein führender Bildungsanbieter im Bereich des Fernstudiums und der beruflichen Weiterbildung. Seit 1959 unterstützt die AKAD Menschen dabei, ihren persönlichen und beruflichen Erfolg zu fördern. Das breite Bildungsangebot enthält über 65 akkreditierte und staatlich anerkannte Studiengänge sowie über 100 Weiterbildungskurse in den Bereichen Technik & Informatik, Wirtschaft & Management, Gesundheits- & Sozialwissenschaften sowie Internationale Kommunikation & Kultur. Das flexible Online-Studienmodell ermöglicht eine optimale Anpassung an individuelle Bedürfnisse und Anforderungen. Mit einer Erfolgsquote von 96% in den Abschlussprüfungen und über 72.000 Absolvent:innen blickt die AKAD auf eine Erfolgsgeschichte von über 65 Jahren zurück.

Die AKAD University of Applied Sciences steht für Qualität in der Bildung, hohe Flexibilität und ausgezeichnete Betreuung, was durch die hohen Zufriedenheitswerte der Studierenden bestätigt wird. Besonders positiv bewertet werden die freie Wahl des Lernortes sowie das flexible Lernen im eigenen Tempo. Der digitale Campus bildet dabei die Grundlage für ein modernes und intuitives Lernerlebnis.

Wissenschaftlicher Ansprechpartner:
Zur Studie: https://www.akad.de/blog/wirtschaft-management/arbeitswelten-im-wandel