Wissen finden, bevor es verloren geht: THWS-Projekt DIG:IT-KMU und MÜNCH GmbH entwickeln KI-Chatbot

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Schematische Darstellung des KI-gestützten Wissensassistenten: Er liefert Antworten aus dem Firmenwissen in mehreren Sprachen – hier dieselbe Anfrage auf Deutsch und Ukrainisch, jeweils mit Quellenangabe | Quelle: THWS/Vladyslav Borysenko | Copyright: THWS/Vladyslav Borysenko | Download

In Familienunternehmen, die seit Jahrzehnten bestehen, steckt enormes Wissen – in Dokumenten, Prozessbeschreibungen und vor allem in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Wie kann dieses Wissen schnell auffindbar gemacht und bewahrt werden, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen? Dafür hat das Technologietransfer-Projekt DIG:IT-KMU der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) gemeinsam mit der MÜNCH GmbH einen auf künstlicher Intelligenz (KI) basierenden Chatbot entwickelt.

Grundlage war die firmeneigene Wissensdatenbank des seit 1947 inhabergeführten Familienunternehmens auf Basis von TikiWiki, einem Open-Source-System. Das auf Metallverarbeitung spezialisierte Unternehmen aus dem unterfränkischen Karlstadt nutzt diese Datenbank für sein internes Wissensmanagement. In dem Chatbot können Mitarbeitende ihre Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten verständliche Antworten direkt aus dem Firmenwissen. So müssen sie nicht mehr im Gedächtnis haben, wo genau die gesuchte Information abgelegt ist.

„Gerade im Mittelstand ist das über Jahre gewachsene Erfahrungswissen ein echter Wettbewerbsfaktor und muss im Unternehmen bestmöglich zugänglich gemacht werden“, so Prof. Dr.-Ing. Bastian Engelmann, Projektleiter DIG:IT-KMU. „Dieser Anwendungsfall steht beispielhaft für den Ansatz von DIG:IT-KMU: Wir machen solches Wissen mit KI zugänglich und überführen die Technologie direkt in die betriebliche Praxis.“

Ein Assistent für den Arbeitsalltag

Der Nutzen zeigt sich vor allem im Alltag. Wer etwas nachschlagen möchte, muss nicht erst wissen, in welchem Dokument oder Bereich des Wikis die Antwort steht. Eine Frage in Alltagssprache genügt, und der Assistent liefert die passende Auskunft samt Quellenverweis. Gerade in der Einarbeitung ist das praktisch, weil neue Mitarbeitende und Auszubildende sich vieles direkt selbst erschließen können, während das über Jahre gewachsene Erfahrungswissen für alle abrufbar bleibt. Und nicht nur bei Prozessfragen hilft der Chatbot weiter: Auch interne Neuigkeiten oder anstehende Termine lassen sich auf Zuruf finden.

Besonders im Qualitätsmanagement bietet sich der Einsatz an. Die MÜNCH GmbH ist nach ISO 9001:2015 und EN 1090-1/-2 EXC3 zertifiziert. Bei Audits und in der täglichen Qualitätssicherung kann der Assistent die passende Arbeits- oder Prozessanweisung in Sekunden auffinden, statt sie in einer umfangreichen Dokumentation zu suchen.

Eine weitere Stärke liegt in der Mehrsprachigkeit. Der Assistent beantwortet dieselbe Frage auf Wunsch auch in anderen Sprachen. Für Mitarbeitende, die im Alltag sicher Deutsch sprechen, sich mit Fachjargon aber schwertun, kann das den Zugang zum Firmenwissen spürbar erleichtern: „Mehrsprachigkeit ist für solche Modelle technisch keine große Sache. Für mich als Ukrainer zählt etwas anderes: Viele kommen zum Arbeiten nach Deutschland und meistern den Alltag, scheitern aber an Fachbegriffen und Behördensprache“, erklärt Vladyslav Borysenko, wissenschaftlicher Mitarbeiter von DIG:IT-KMU. „Der Assistent übersetzt nicht nur, er erklärt auf Wunsch einfacher, und das hilft im Job mehr, als man denkt.“

Seit Ende 2025 ist der Assistent im praktischen Betrieb erprobt – ein konkreter Schritt für die MÜNCH GmbH, ihr über Jahrzehnte gewachsenes Wissen dauerhaft verfügbar zu halten.

Über DIG:IT-KMU
Das Projekt DIG:IT-KMU am Institut für Digital Engineering (IDEE) der THWS unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung der digitalen Transformation. Durch gezielten Technologietransfer werden kleine und mittelständische Unternehmen befähigt, innovative Technologien sicher und effizient in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Gefördert wird es durch das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie im Rahmen des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) in Bayern von 2021 bis 2027 und von der Europäischen Union kofinanziert. Weitere interessierte Unternehmen aus der Region können sich dem Projekt jederzeit anschließen und eigene Anwendungsfälle einbringen.

Über die THWS
Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) zählt zu den größten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Bayern und steht seit ihrer Gründung im Jahr 1971 für hervorragende Lehre und angewandte Forschung. Mit rund 9.200 Studierenden, einem breit gefächerten Angebot von mehr als 60 Studiengängen sowie zwei Promotionszentren deckt die THWS ein weites Spektrum ab, das von Technik über Wirtschafts- und Sozialwissenschaften sowie Sprache bis hin zu Gestaltung reicht. Derzeit studieren an der THWS rund 500 Studierende in 23 Studiengängen in einem dualen Modell. Die THWS ist nicht nur regional in Franken und Bayern verwurzelt, sondern auch stark international ausgerichtet, was sich in zahlreichen Kooperationen und Austauschprogrammen weltweit und nicht zuletzt in einem vielseitigen englischsprachigen Studienangebot widerspiegelt.