Forschungsergebnisse, Organisatorisches

Einfache Oberfläche – doch darunter steckt die Kombination von vier wichtigen Geschäftsprozessen bei Verhandlungen. Die Verhandlungssoftware enpatech en.core unterstützt Blitzabschlüsse bis komplexe Großabkommen über zeitliche und räumliche Grenzen hinweg. Große Stärken sind vertrauensbildende Transparenz und Dokumentation. Grundlage bilden informatisch umgesetzte Erkenntnisse aus 15 Jahren Forschung, 10.000 analysierte Einzelverhandlungen und der Essenz der bedeutendsten Kommunikationstheoretiker.

Entscheidende Verhandlungen per E-Mail führen: Das ist gängige Praxis für viele Unternehmen. Und es ist ein Alptraum für Wirtschaftsinformatikerin Prof. Dr. Mareike Schoop.

Seit 15 Jahren forscht die Wissenschaftlerin der Universität Hohenheim an der Schnittstelle von Informatik, Logik, BWL und Kommunikationswissenschaft. Aus 10.000 Einzelverhandlungen mit rund 200.000 Aussagen entwickelte sie ein Softwaresystem speziell für elektronische Verhandlungen. Jetzt hat es einer ihrer Schüler mit einem Kompagnon zur Marktreife gebracht.

Auch e-Verhandlungen brauchen Empathie

„Bei E-Mails und Telefonaten fehlt alles, was eine Verhandlung erfolgreich macht: Die klare Struktur, Unterstützung bei optimalen Entscheidungen und alles, was Vertrauen bildet“, erklärt Malte Horstmann, der enpatech zusammen mit Martin Allmendinger ins Leben rief.

Der Firmenname verrät, was die zwei Gründer dem entgegensetzen. Das „en“ von enpatech steht für „electronic negotiation“ als weltweiten Fachbegriff. Vom Klang erinnert das Wort an Empathie als Grundvoraussetzung für gute Verhandlungen. „Tech“ steht für die technische Lösung, in die diese menschliche Qualität gegossen wurde.

Dabei arbeitet die Software webbasiert. „Es ist also nicht nötig enpatech en.core auf einem Firmenrechner zu installieren“, sagt Allmendinger. „Wer eine Lizenz hat, schickt seinem Verhandlungspartner einen Link. Der Rest läuft auf neutralen Servern, während wir Vertraulichkeit und Datensicherheit garantieren.“ Einarbeitungszeit für Neulinge: ein halber Tag.

Klare Struktur zwingt zu strukturiertem Vorgehen

Das erste, wodurch die Software positiv auffällt, ist die klare Struktur. Vor dem ersten Kontakt muss sich jeder Partner über die eigenen Prioritäten klar werden. Wie wichtig sind Preis im Vergleich zu Lieferzeit, Lieferfrequenz oder Garantiezeiten?

Mit jedem Aspekt, die sich ein Unterhändler vor der Verhandlung notiert, erscheint ein Schieberegler auf dem Bildschirm, an dem er die Bedeutung einstellt. Diese Prioritätenliste ist das Grundgerüst der Verhandlung.

Zu jedem Angebot, das ein Partner erstellt oder erhält, errechnet die Software, zu wie viel Prozent sich das Idealziel erfüllt hat. Vier Icons listen die Optionen: Gegenangebot machen, Nachfrage stellen, Angebot annehmen oder Verhandlung abbrechen.

Neue Aspekte fügt jeder Partner auch nachträglich in seine Prioritätenliste ein. Eine Grafik zeigt wie sich die Verhandlung entwickelt.

Transparenz und Dokumentation bilden Vertrauen und sparen Zeit

Die Verhandlung selbst gleicht einer E-Mail mit zusätzlichen Funktionen, um deren Schwächen auszumerzen: Ein klar strukturierter Ablauf, der sich jederzeit nachvollziehen lässt und Unterstützung bei Kommunikation und Entscheidungen. Alle Texte sind individuell. Doch weil die harten Fakten entsprechend markiert sind, formuliert das System gleich einen Vertrag.

Auch hier stehen Dokumentation und Transparenz im Vordergrund: Jeder Vertragspassus ist verknüpft mit den Aussagen, die zu dieser Einigung führten. Das macht das Ergebnis nachvollziehbar für Vorgesetzte oder wechselnde Verhandlungspartner.

Virtuelle Kaffeepause integriert den Faktor Mensch

Einzigartig ist der Faktor Mensch, den die Entwickler in die Maschine integrierten. „Festgefahrene Verhandlungen lassen sich aufbrechen, wenn die Beteiligten einmal vom Tisch aufstehen, einen Kaffee trinken, das Thema wechseln, zwei private Sätze tauschen um dann auf neuer Ebene erneut zusammen zu sitzen“, erklärt Prof. Dr. Schoop. Auch enpatech en.core besitzt diese virtuelle Kaffeepause.

Mit dieser Funktion können sich Partner unverbindlich austauschen und Dinge klären: „Sprechen wir wirklich vom Gleichen? War das so gemeint, wie es ankam?“

Mediations-Funktion erlaubt Einsatz in Konfliktverhandlungen

Einen Schritt weiter geht die Möglichkeit einen Mediator hinzuzuziehen: „Das ist eine reale, neutrale Person, die sich in das System einloggt. Der Mediator verteilt das Rederecht, er kann sich mit jedem Beteiligten einzeln austauschen und hat als einziger in alles Einsicht“, erklärt Horstmann.

Die Software ist deswegen nicht nur für klassische Einkaufs- und Verkaufsverhandlungen interessant. Sie lässt sich auch für Themen nutzen, die so hochkonfliktär sind, dass beide Parteien nicht mehr an einem Tisch zusammen kommen, weiß Prof. Dr. Schoop: „Wir haben unseren Ansatz und die Software auf einer Mediatoren-Tagung vorgestellt, und alle Mediatoren waren begeistert. Denn bisher beschränkte sich auch die Online-Mediation im wesentlichen nur auf’s E-Mail-Schreiben.“

Und E-Mail-Schreiben – das haben Prof. Dr. Schoop und ihre Schüler aus ungezählten Verhandlungsanalysen herausgelesen – ist nicht der beste Weg, um Vertrauen aufzubauen und langfristig tragende Beziehungen herauszubilden.

Kontakt für Medien:
Allmendinger & Horstmann, enpatech Software
Tel.: 0711/459-23748, E-Mail: info@enpatech.de

Prof. Dr. Mareike Schoop, Universität Hohenheim, Fachgebiet Wirtschaftsinformatik I
Tel.: 0711 459 23345, E-Mail: m.schoop@uni-hohenheim.de

Text: Klebs

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Weitere Informationen:
http://www.enpatech.de "Firmenhomepage"